Ce este noua platformă Microsoft Viva, dedicată experienței angajaților din companii?

Data postării: 27.04.22

Vizualizări: 120

Odată cu schimbarea forțată de pandemie a modului și locului din care lucrăm, se discută tot mai mult despre nevoia digitalizării forței de muncă, fiind necesare noi forme de instruire adaptate la aceste schimbări.

Împreună cu parteneri reprezentativi din zona educațională, Microsoft aduce această viziune a schimbării modului de instruire a angajatului modern, platforma Microsoft Viva oferind o experiență nouă, integrată în cunoscuta platformă Microsoft Teams indispensabilă în prezent pentru telemuncă si home school (cursuri de acasă). Prin Viva și Teams sunt gestionate comunicațiile, cunoștințele și cursurile, mecanismele de învățare și urmărire a obiectivelor și perspectivelor din cadrul fluxurilor de lucru, pe care le integrează în aplicațiile și serviciile pe care angajații le folosesc zilnic: chat, mesagerie, documente partajate, chestionare etc.

Podcastul WorkLab 73%: The Hybrid Work Paradox scoate în evidență realitatea ultimilor ani: nevoia de a regândi în profunzime modul în care muncim și învățăm și de a fi flexibili mai mult ca oricând, trecerea inițială către munca la distanță și la cea hibridă odată cu relaxarea măsurilor de izolare și a apariției vaccinurilor anti COVID19, oferind companiei Microsoft oportunitatea de a desfășura un efort vast și coordonat de cercetare în practicile de lucru post-COVID. Compania a învățat multe despre modul în care lucrează oamenii, cercetarea sa fiind încă în desfășurare și sprijinită de platformele de cloud ce oferă capacitatea de stocare de date istorice și analiză în timp real, lucru dificil de realizat fără existența unor sisteme centraliate de comunicare și colaborare cum este Microsoft Teams.

În studiul amintit mai sus, Jared Spataro Microsoft corporate Vice President pentru Microsoft 365 și Microsoft Teams, vorbește cu gazda emisiunii Elise Hu, despre acest moment fără precedent, amintind despre Work Trend Index-ul companiei, care a chestionat peste 30.000 de oameni din 31 de țări și a dezvăluit că 73% dintre respondenți ar dori ca flexibilitatea pe care au experimentat-o în această perioadă să continue. În același timp, paradoxul muncii hibride este că 67% spun că doresc mai mult timp personal dar și cu colegii.

Flexibilitatea nu este singurul lucru ce preocupă direct angajații, aceștia iau în considerare și schimbări mai profunde legate de unde, cum și de ce lucrează și se întreabă dacă valorile lor se aliniază cu angajatorul lor actual, ceea ce dovedește că ne aflăm în mod evident în mijlocul unei mari remanieri, susținute de datele de pe LinkedIn. Aproximativ 41% dintre respondenții la sondajul global au declarat că anticipează schimbarea angajatorilor în anul următor.

Jared Spataro subliniază în primul episode al podcastului că importante pentru a obține cele mai bune experiențe în prezență fizică și lucrând de la distanță, oferite de munca hibridă, vor fi construirea unei culture comune folosind tehnologia adegvată oferită de platforma Microsoft Viva. Preocuparea Microsoft este față de sănătatea și siguranța oamenilor pe care îi servim, angajați sau clienți, fiind și principalul subiect de conversație legat de întoarcerea cât mai firescă la lucrul de la birou.

Multor angajați le-a plăcut să aibe opțiunea lucrului de la distanță, lucru acceptat din ce în ce mai mult de companii preocupate de implementarea sistemelor de muncă hibridă. Procentul uriaș de 73% (din eșantionul de 30000) al celor care afirmă că își doresc flexibilitatea de a rămâne să lucreze în afara biroului după pandemie este completat de cel de 67% al celor ce își doresc mai mult timp alături de colegii lor. Apare astfel paradoxul muncii hibride: oamenii vor să se întoarcă în persoană cu colegii lor pentru a putea face mai multe alături de ei, dar în același timp sunt atrași de flexibilitatea de a alege forma de lucru.

Oamenii nu numai că doresc și prețuiesc acea flexibilitate, dar se gândesc și la locul în care lucrează, de ce lucrează, cum lucrează, dacă se simt cu adevărat mulțumiți de angajatorul lor actual, 41 la sută dintre oameni din întreaga lume (sondajul este global, 31 de țări) au spus că în 12 luni nu se așteaptă să fie alături de acelasi angajator.

Înainte de pandemie, oamenii care deja lucrau de la distanță erau adesea considerați o anomalie, însă după ultimele 18 luni a intrat în mintea angajaților, împinși forțat să lucreze la distanță, idea că au învățat noi abilități și că au văzut beneficiile flexibilitățiii și că acestea sunt reale.

Pandemia a avut un impact la fel de mare asupra psihicului oamenilor asemănător perioadelor critice din secolul trecut: Marea Depresiune, Primul Război Mondial, Al Doilea Război Mondial, evenimente de avengură, care îi determină pe oameni să regândească ceea ce este important pentru ei: unde își petrec timpul, de ce îl consumă acolo, ce ar trebui să facă diferit?

Din ce în ce mai mulți oameni afirmă că: „munca la distanță și noua formă hibridă îmi oferă mai multă flexibilitate” și că „odată ce mă gândesc mai bine simt că vreau și pot să fac ceva diferit.”, ceea ce duce la o schimbare reală pe piața muncii, pe care cred că companiile abia încep să o experimenteze în prezent. Aceste concluzii sunt extrase și vizibile inclusive la cei 175.000 de angajați Microsoft din întreaga lume, în 190 de țări, de la care zilnic sunt preluate informații ce evidenșiază unde se poziționează aceștia în prezent.

Acest process permanent este sprijinit de platforma Microsoft Graph ce oferă capacități nelimitate de telemetrie din aplicțiile platformelor cloud Microsoft 365 si Microsoft Teams, pe măsură ce oamenii folosesc aceste produse. Fiind folosit de peste 250 milioane de oameni lunar care creează echipe (Teams) toate informațiile de telemetrie sunt preluate din chat, întâlniri li apeluri video sau audio fiind agregate astfel încât tendințele principale devin vizibile.

Se evidențiază astfel în unele țări că ziua de lucru efectiv a crescut cu peste 2 ore iar în majoritatea cu minim o oră în timpul pandemiei, fiind identificate modele ce reprezintă modul de lucru și de comunicare cu ceilalți oameni atât din propria organizație cât și din exteriorul acesteia.

Prin Microsoft Research, cercetătorii și-au îndreptat cu adevărat resursele, timpul și atenția pentru a încerca să descopere ce se întâmplă folosind acel tip de cercetare primară, care permite identificarea rapidă a tendințelor de epuizare digital, ce o generează și dacă este cu adevărat prezentă la angajați.

Nu în ultimul rând Microsoft și-a îndreptat atenția către cercetarea clienților, lucrând împreună cu instituțiile de învățământ, alături de care a încercat să înțeleagă în profunzime nevoile acestora și a identificat cele mai plauzibile scenario colaborative. Punând întrebări despre cum se simt, despre munca lor, cum percep mediul în care lucrează, cum relaționează cu managerul lor și colectând aceste date de intrare pe termen lung, a reușit să înțeleagă ce se întâmplă cu forța de muncă în acest moment.

Rezultatele au început să apară și fiind tot mai evident că indicele de incluziune a crescut, oamenii se simt acum mai integrați decât anterior și s-au adaptat să se poată întâlni online unde toți cei din organizație, de la CEO la cei ma noi angajați sunt online și folosesc aceleași instrumente de comunicare. Este cee ace s-ar putea define ca democratizarea muncii și a instrumentelor folosite în organizații.

Cultura în orice tip de organizație evoluează în timp, unul din aspectele ei fiind acela că oamenii care sunt în aceasta de mult timp tind să o înțeleagă sau să o folosească mai bine. Trecând la lucrul la distanță, interacțiunile oamenilor au fost mediate prin instrumentele de comunicare ca Microsoft Teams, aceștia adoptându-le foarte rapid sub presiunea pandemiei. Oameni care au fost puțin mai reticenți să vorbească în persoană, indiferent de motiv, nu sunt deloc reticenți în a scrie ceva în chat, acest nou mod de comunicare fiind mai eficient chiar și pentru cei mai introvertiți. Scanările creierului celor care sunt conectați de la distanță arată clar că la început este foarte stresant, sarcina cognitivă este mai mare atunci când întâlnești pe cineva de la distanță decât în persoană, mai ales dacă acea întâlnire va avea impact asupra interacțiunilor viitoare.

Rezultatele celui mai mare efort de cercecetare din istoria Microsoft arată inclusive faptul că nivelul ridicat de stress persist chiar și atunci când te vei întâlni în persoană cu cel cu care ai comunicat online, lucru vizibil mai ales în sistemele de învățământ de la distanță unde lipsa constantă a feedbackului din partea interlocutorilor crește inclusive nivelul de stress al instructorilor.

Deși la întâlnirile online nu poți estima caracteristicile fiziologice ale interlocutorilor, limbajul corpului și se controlează mai greu ordinea intervențiilor în discuție, avantajul de a avea vizibile permanent notițele propria și de a vedea numele fiecărui participant simplifică modul în care ne putem aminti participanții. Folosirea chatului alături de întălnirea video sau audio permite oamenilor să înceapă să participe fără a fi nevoie să ia cuvântul în mod active, fiind preferat de oameni cu vizibilitate mai mică într-o întâlnire.

Pe măsură ce trecem la munca hibridă, există o oportunitate reală pentru fiecare om de a începe să identifice mai efficient cum să surprindă cele mai bune lucruri pe care le-a învățat din munca de la distanță și să le ducă mai departe în noi moduri de lucru.

Convingerea Microsoft că nu există o afacere capabilă de a prezice viitorul la fel de mult cât există o afacere de a crea viitorul, a stat la baza ideii de a creea platforma Microsoft Viva dedicate regândirii experienței și eficienței angajaților. Nevoia organizațiilor de a oferi angajaților o experiență mai modernă și mai nouă, este integrată deja în cadrul Microsoft Teams, ajutănd oamenii să gestioneze eficient comunicațiile, cunoștințele, învățarea, perspectivele și obiectivele ca parte a fluxului lor de lucru și prin aplicații și servicii pe care le folosesc zilnic, iar această viziune este adusă la viață prin Microsoft Viva.

Prin această platformă, cele șase principii ce definesc succesul oamenilor conform viziunii Glint sunt asigurate:

Bunăstare: te simți în siguranță fizic și psihologic la locul de muncă. Te simți apreciat în mod unic și ești tratat cu demnitate, corectitudine și echitate.
Conexiune: simțiți un sentiment de apartenență ca membru integral de încredere al unei comunități diverse de oameni pe care îi place și îi respectați. Ai relații de înaltă calitate cu colegii tăi.
Claritate: Știți cum arată succesul și ce să acordați prioritate. Știi când ești pe drumul cel bun și primești feedback care te ajută să schimbi cursul după cum este necesar.
Împuternicire: aveți acces la informațiile, oamenii, instrumentele și resursele de care aveți nevoie pentru a lucra eficient. Aveți încredere în libertate și flexibilitate pentru a vă deține munca și pentru a lua decizii despre cum să vă direcționați cel mai bine talentul și efortul.
Creștere: vă maximizați punctele forte, învățați noi abilități, vă diversificați experiența și faceți progrese .
Scop: vezi cum faci parte din ceva mai mare decât tine – cum munca pe care o faci îi servește altora și are un impact semnificativ.

Creșterea calității experienței angajaților este însă mai provocatoare ca oricând în această perioadă pandemică, când oamenii se simt stresați, deconectați sau fără aparteneță la grup. Nu a fost niciodată o nevoie mai mare de tehnologie, date și perspective dedicate îmbunătățirii experienței angajatului:

Angajații vor să se simtă mai mult conectați, mai aliniați cu scopul și misiunea companiei, vor să crească, să facă poată face diferența.
Liderii au nevoie de o modalitate modernă de a implica și dezvolta membrii echipelor.
IT-ul trebuie să se adapteze rapid tehnologic, pentru a permite angajaților o experiență modernă fără a fi nevoie înlocuirea infrastructurilor deja existente.

Pentru a rezolva aceste probleme, companiile necesită o nouă abordare și o nouă categorie de soluții tehnologice numite platforme de experiență pentru angajați sau EXP (Employee Experience Platform). Un EXP este o platformă digitală care pune oamenii în centru prin aducerea împreună a sistemelor de lucru cu sistemele integrate de sprijin oferite de angajații cu experienţă.

O astfel de platformă oferă oamenilor resursele și sprijinul de care au nevoie pentru a reuși și a prospera, indiferent de locația lor și ajută angajații să identifice modalități de echilibrare a bunăstării și productivității și să răspundă la nevoile în schimbare în timp.

Nu în ultimul rând, ajută managerii să își dezvolte echipele și răspunde nevoilor angajaților, în timp ce promovează rapid deciziilor care îmbunătățesc performanță echipelor și armoni muncă/viață și bunăstare, ajutând direct și afacerile ce beneficiază de lideri cu rezultate mai bune datorită instrumentelor ce îi ajută să înțeleagă eficiența muncii.

Pentru a satisface aceste nevoi, Microsoft a create platforma EXP Microsoft Viva, forța oamenilor și echipelor să fie cei mai buni, practic de oriunde. Ajută direct creșterea experienței fiecărui angajat: cum se angajează în proiecte, cum găsește rapid cunoștințele relevante pentru a învăța și lucra. Prin îmbunătățirea productivității ce generează bunăstarea oamenilor, Viva ajută întreaga organizație să fie prosperă.

Microsoft Viva este un cadru organizator pentru experiențele angajaților, bazat pe componentele Microsoft 365 și oferă ca mediu de lucru platforma Microsoft Teams

Viva pune oamenii pe primul loc, unindu-i pentru a împărtăși cunoștințe, aptitudini, resurse și conexiuni în fluxul natural al zilei de lucru. Este conceput pentru a fi intuitiv și ușor de folosit pentru a stimula adoptarea și creșterea rapidă a valorii.

Oferă pe tot parcursul zilei de lucru mecanismele și vizibilitatea activității angajatului, exact la momentul oportun când și unde este nevoie de ele.

Aliniază munca de zi cu zi a liderilor, echipelor și indivizilor cu obiectivele de bază ale afacerii.

Oferă confidențialitate și securitate în care poti avea incredere, deschidere și extensibilitatea unui ecosistem puternic și cu număr mare de parteneri, astfel încât să poată funcționa perfect cu platformele existente pentru HR și CRM, precum și cu sistemele LMS (Learning Management Sistems) din piață.

Ca platformă EXP dedicate noilor forme de desfășurare a muncii, Microsoft Viva include următorul set inițial de module:

Viva Connections: ține toata lumea informată, conectată și inspirată să aducă ei mai bine să lucreze în fiecare zi

Viva Subjects: Elimină timpul consumat pentru căutarea informațiilor simplificând modul în care oamenii le găseasc și le partajează cu ceilalți

Viva Learning: Ajută oamenii să-și atingă obiectivele obținând rapid abilitățile necesare prin aplicațiile pe care le folosesc deja, astfel încât toată lumea poate învăța și crește rapid.

Viva Insights: Oferă liderilor, managerilor și angajaților o bază de date confidențială și perspectivele care ajută toată lumea să lucreze mai inteligent și să prospere

In 2022 Microsoft Viva a integrat noi capabilități de gestionare a obiectivelor și rezultatelor cheie (OKR), oferind liderilor, echipelor și indivizilor vizibilitate asupra întregului proces de lucru și conectarea sarcinilor de zi cu zi la cele mai importante obiective ale companiei.

Fiecare modul este valoros în sine și poate fi personalizat pentru anumite nevoi cu integrari suplimentare. Împreună se formează Viva Suite, o soluție cuprinzătoare pentru a susține cerințele cheie ale un EXP modern.

Suita Viva oferă opțiunea unui abonament unic pentru obținerea unei experienţe integrate care unifică comunicațiile, cunoștințele, învățarea, resursele și perspectivle în fluxul natural al muncii angajatului modern indiferent de unde este efectuată: la birou, acasă sau în mediu hybrid.